Digitale Dokumentationserstellung – ein wichtiges Projekt der IT

Prozessoptimierung im medizinischen Bereich zielt darauf ab, die Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität der Versorgung zu steigern. Dies erfordert den Einsatz moderner IT-Systeme, die ohne hochqualifizierte Fachleute nicht optimal funktionieren.
Die Einführung und langfristige Sicherstellung der digitalen Dokumentationserstellung ist dabei eine Projektaufgabe mit konkreten und überschaubaren Anforderungen an Hard- und Softwareoptimierung.
Die Komplettlösung SpeaKING Dictat oder einzelne Module lassen sich in bestehende, meistens nicht durchweg homogene,  IT-Infrastrukturen integrieren. Die dafür notwendige Kompetenz und Erfahrung stellt MadiaInterface zur Verfügung und sichert in der Zusammenarbeit mit den IT-Spezialisten der Kliniken die erfolgreiche Umsetzung des Projektes.

Die folgende Vorteile sprechen für SpeaKING Dictat.
Durch die Integration in jedes KIS/PIS/RIS können die für die Befundung notwendigen Patientendaten übernommen werden.
Die komplette Befundung kann darüber hinaus in einem Dokumenten-Management-System mit Nutzung aller entsprechenden Funktionalitäten erfolgen.
Ein schrittweiser Ausbau des System ist möglich, wobei es zweckmäßig ist, den kompletten Dokumentationsablauf mit einer oder zwei Fachabteilung zu beginnen und später zu erweitern.
Für SpeaKING Dictat sprechen die einfache Administration auch bei sehr unterschiedlichen Anforderungen an die individuelle Gestaltung und geringer  laufender Updateaufwand.
Die Einweisungszeiten für Ärzte und Schreibkräfte sind gering.

Grundlegende Systemarchitektur

SpeaKING Dictat vereinigt alle Anwendungen für digitales Diktieren und Spracherkennung und ist aufgeteilt in Anwendungen für den Arbeitsplatz und Server-Komponenten zur zentralen Verwaltung der Einstellungen und Daten.
Ein wichtiger Vorteil der serverbasierten Infrastruktur ist: Die Ärzte und Mitarbeiter können die Diktate und Daten von jedem Arbeitsplatz abrufen . Auch Chefärzte greifen mit ihren Notebooks jederzeit auf diese Daten zu.

Wichtige Funktionalitäten der Module:

SpeaKING Dictat Server

Der SpeaKING Dictat Server gewährleistet die Nutzerdatenverwaltung auf Basis einer SQL-Datenbank und ist darüber hinaus für das Management der Concurrent-Client-Lizenzierung der angeschlossenen SpeaKING Dictat Arbeitsplätze verantwortlich.
Die für den jeweiligen Autor definierten Gruppen- und Rollenberechtigungen sowie dessen designierte Zielverzeichnisse werden durch das Web basierende Tool SpeaKING Admin ebenso geregelt wie die Passwort- oder Archivierungs- bzw. Löschmechanismen.

SpeaKING Recorder Diktat

Die digitale Diktataufnahme erfolgt durch den SpeaKING Recorder Diktat, wobei durch eine ggf. eingerichtete Schnittstelle zum Informationssystem ein Bezug zum Patienten und (je nach Schnittstelle) auch zum Vorgang hergestellt wird. Alternativ ist es natürlich möglich, Diktate ohne Patientenbezug zu erstellen, z. Bsp. für interne Schreiben. Dabei stehen dem Autor verschiedene komfortable Editier- und Managementfunktionen zur Verfügung. Nach Beendigung des Diktiervorgangs wird das Diktat unmittelbar oder ggf. auch über den Spracherkennungsserver in das jeweilige Sekretariat übergeben.

SpeaKING Recorder Korrektur

Alle Diktate des jeweiligen Sekretariats werden in der Arbeitsliste SpeaKING Status oder ggf. der implementierten Arbeitsliste dargestellt, wobei die Diktate nach unterschiedlichsten Kriterien (Priorität, Autor, Vorgang, Abteilung, etc.) geordnet werden können. Mit der Auswahl des jeweiligen Diktats wird automatisch der SpeaKING Recorder Korrektur gestartet. Je nach Bedarf kann das Diktat an ein anderes Sekretariat oder an den Autor zurück geschickt werden, um z. Bsp. inhaltliche Rückfragen zu stellen. Nach Abschluss der Schreibarbeiten wird das Diktat wahlweise archiviert und / oder nach einstellbaren Zeiten gelöscht. Ein durch die Spracherkennung erzeugter Rohtext wird parallel geöffnet und mit der Audiowiedergabe synchron abgespielt.