Diktiergeräte dienen der analogen oder digitalen Aufnahme von Sprache und stellen dem Nutzer Mittel bereit, diese Aufnahmen geeignet weiterzuverarbeiten. Durch die Benutzung eines Diktiergerätes werden die Aufgaben des Formulierens und des Schreibens voneinander getrennt und können von verschiedenen Personen ausgeführt werden.

Erfunden wurde das Diktiergerät von Thomas Alva Edison als eine Anwendungsmöglichkeit seines Phonographen.

Als Speichermedium wurden bei den früheren analogen, bandbetriebenen Diktiergeräten Compact Cassetten, Mini- oder Microkassetten verwendet. Technologiestandard heute sind digitale Geräte. Digitale Diktiergeräte zeichnen Audiodaten durch ein Kompressionsverfahren auf einem digitalen Datenspeicher auf. Diese digitalen Daten können beliebig kopiert, archiviert und weiterverarbeitet werden.

In der Regel werden fest im Gerät integrierte Flash-Speicher verbaut, in hochwertigeren Geräten kommen aber Speicherkarten zum Einsatz, die deutlich größere Kapazitäten erlauben.

Die Dateien werden meistens im internationalen, hersteller-unabhängigen Industriestandard dss-Format (digital speech standard) gespeichert. Das hochkomprimierte Aufzeichnungsverfahren (ähnlich mp3) sorgt für kristallklare Klangqualität bei vertretbaren Dateigrößen.

Das DSS-Format bietet im Unterschied zu den Audioformaten MP3 und WAVE dem Benutzer digitaler Diktiergeräte die Möglichkeit, Textpassagen nachträglich in den bereits aufgezeichneten Text einzufügen oder diesen mit Kommentaren oder zusätzlichen Anweisungen zu versehen.

Bei DSS-Dateien wird nur der wirklich wichtige Anteil der Sprache komprimiert. Ein zehn Minuten langes Diktat belegt im DSS-Format rund ein Megabyte Speicherplatz. Zur Weiterbearbeitung einer DSS-Datei wird allerdings ein eigenes Programm mit entsprechendem DSS-Decoder benötigt. Damit lassen sich die DSS-Dateien wiedergeben und in Formate umwandeln sowie in Spracherkennungen bearbeiten.

Ein weiterer Vorteil von DSS: Die Abspielgeschwindigkeit lässt sich beliebig verstellen, ohne dass sich der Tonfall des Diktierenden ändert und kein Micky-Maus-Effekt eintritt. Und um die Übersicht zu behalten, können DSS-Dateien mit Zusatzinformationen wie dem Namen des Autors, Titel, Dateilänge oder Priorität versehen werden. Damit kann der Inhalt verwechslungsfrei zugeordnet und im richtigen Ordner abgelegt werden.

Für die Bearbeitung sensibler medizinischer Daten hat die Digitaltechnik noch weitere Vorzüge parat: Die Sicherheit der Daten ist höher als es bei Audiokassetten der Fall war. Die Aufnahmen können auf einfache Weise verschlüsselt werden.

Und die Zuordnung der Diktate lässt sich mit Zusatzgeräten noch weiter automatisieren: Mit einem Strichcode-Scanner können Diktate bestimmten Aktenzeichen zugeordnet werden. Wie an der Supermarktkasse muss der Arzt dazu nur den Code von der Patientenakte einscannen. Das Diktiergerät weiß dann, zu welchem Patienten das Diktat gehört.

Praktisch alle Diktiergeräte lassen sich über USB oder auch drahtlos direkt an den Rechner anschließen, um die Datei auf die Festplatte zu übertragen, selbst die automatische Versendung an eine vorher bestimmte Email-Adresse ist mit diesen Diktiergeräten möglich. Bei den meisten Geräten erfolgt die Übertragung optional automatisch nach Einlegen des Diktiergerätes in die Basisstation.

Digitales Diktieren ist Voraussetzung für die nachfolgende Spracherkennung im Prozess der Befunderstellung.